Kontorrobotternes indtog

RPA, Robotic Process Automation, de såkaldte kontorrobotter, kan lyde som en kompliceret og endda lidt utryg størrelse. Men faktisk er fremgangsmåden ganske enkel og kan med stor garanti frigøre både tid og ressourcer i din virksomhed. De seneste år har robotter vundet indpas flere steder i vores dagligdag - og med god grund. Kontorrobotterne rummer store muligheder, for både store og små virksomheder. Robotterne efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning, og kan derved hjælpe med at aflaste medarbejderen for trivielle og slaviske arbejdsopgaver, således de frigives til mere værdifulde opgaver. 

 

Automatisering af arbejdsgange kan skabe de produktivitetsforbedringer, der kan fastholde vækst og øge profitabiliteten i danske virksomheder. Robot- og automatiseringsbranchen spiller en afgørende rolle i den udvikling.

Hvad er RPA?

Robotic Process Automation er en robot der kan hjælpe med at aflaste medarbejdere for ensformige og monotome arbejdsopgaver. Først er fremmest er RPA ikke en fysisk robot, men et stykke software, som kopierer det arbejde et menneske udfører på en computer, klik for klik. Robotten kan manuelt aktiveres af en medarbejder til at udføre automatiserede opgaver indenfor afdelinger der eksempelvis arbejder i ERP-systemer, så som økonomi, regnskab eller HR. Dette omhandler for eksempel lønindberetning, indhentning af data fra et dokument, overførelse af informationer eller udsendelse af rykkere og meget andet. Robotterne kan operere på tværs af systemer og dokumenter,

 

Robotterne kan udføre bestemte handlinger på bestemte tidspunkter, eller som følge af en handling der aktiverer den. En RPA kan eksempelvis sættes til at overvåge priser på varer og aktier og endda foretage et køb når prisen er lav, eller sælge når aktien er fastsat. Disse funktioner kan automatiseres – også selvom handlingen foregår bag et log in. Skulle der opstå et problem eller en fejl, vil en ansvarlig bliver notificeret, som derefter kan gå ind og træffe en manuel beslutning.

Men erstatter robotten så ikke medarbejderne? 

Kontorrobotterne skal ikke ses som en erstatning for fx økonomimedarbejderen, men som et redskab til at automatisere manuelle processer og forbedrer dermed både arbejdsprocesser, resultater og arbejdsglæde. Medarbejdere kan reagere negativt på tanken om robotter, hvorfor det er essentielt at have medarbejderne med fra starten, således alt jobusikkerhed og tvivl bliver elimineret. Sammen kan vi nemlig skabe fantastiske resultater. 

IT_Security_101219_00419_effect.jpg                           IT_Security_270619_00331.jpg

Med robotsoftware opnår du blandt andet:

  • Højere produktivitet
    • Afhængigt af systemets hastighed, kan en robot arbejde mindst 3-4 gange hurtigere end en almindelig medarbejder. I er dermed sikret hurtigere udførelse af de manuelle opgaver.
  • Større indsigt i processerne
    • Automatiseringen giver mulighed for at få rapportering på udfald og tidsforbrug på de enkelte procestrin, så man kan få tidlige advarsler om trends og ændringer hos fx kunder.
  • Bedre planlægning af opgaver
    • I kan bedre forudsige hvor mange arbejdstimer RPA-robotten har til rådighed, hvilket giver bedre forudsætninger for opgaveplanlægning. Dermed kan I bedre fordele ressourcerne.
  • Klart revisionsspor
    • Alle procestrin dokumenteres løbende, og har fuldt revisionsspor på. Samtidig sikrer de eksisterende systemer for logning af al adfærd, som ved en almindelig medarbejder.

Her gør Robotic Process Automation en stor forskel

RPA kan kort sagt anvendes alle steder der forekommer manuelle og repeterbare administrative opgaver. Selvom en proces har menneskelige beslutningsprocesser, kan robotten være gavnlig. Den kan gennemføre standardopgaverne og lade brugeren gå ind og beslutte når det er relevant. De fleste organisationer har mange simple, manuelle processer. Tastearbejde og dataflytning er eksempler på manuelt arbejde, som gentages igen og igen. Foretager I jer en eller flere af de nedenstående eksempler, bør I overveje robotsoftware frem for manuelle ressourcer:

 

  • I finans- og økonomiopgaver kan robotterne overtage indtastning samt behandling af ordre- og fakturadata. RPA-løsninger fokuserer typisk på de opgaver som er rutinemæssige og kræver manuel indtastning af data, så som tildeling af rettigheder, bogføring, kontoafstemning, konsolidering og validering, sagsbehandling samt håndtering af løn. Hvis noget ikke stemmer, giver robotten besked til en ansvarlig.
  • I HR-afdelingen kan robotten ligeledes være behjælpelige med eksempelvis onboarding. Når en ny medarbejder ansættes i virksomheden, skal vedkommende registreres i alle systemer, og der skal anmodes om IT-adgang, kodeord, skrivebord samt computere og telefoner. Ved hjælp af en kontorrobot kan I linke til samtlige systemer i firmaet, således data kun skal tastes ind én gang. Oprettelsen af medarbejderen sker derfor væsentligt hurtigere, og medarbejderen er derfor koblet op og registreret alle relevante steder fra første dag.

  • I kundeservice og kundepleje forekommer mange oplagte processor til automatisering. Når en kunde selv taster date ind i selvbetjeningsformular for eksempelvis at anmode om en konto, oprette en skadeanmeldelse, forespørge om information, er det ofte ansatte der linker manuelt op til de bagvedliggende forretningssystemer. Disse opgaver er meget tidkrævende og kan med fordel automatiseres via Robotic Process Automation teknologi.

Optimer jeres arbejdsprocessor med RPA-teknologi

RPA-teknologi kan anvendes i mange henseender. Nedenstående eksempler er blot et udpluk af de mange arbejdsopgaver der kan automatiseres ved hjælpe af Robotic Process Automation.

 

Oprettelse af kunder

Når kunder oprettes online, udføres den efterfølgende oprettelse manuel. Der opstår derfor en back-log med opgaver, og i travle perioder med et større kundetiltag, udvides listen. Ved hjælp af robotsoftware, tjekkes der automatisk for nye tilmeldinger, i et fastsat interval og opretter straks kunden i de relevante systemer. Robotten frigiver altså medarbejderen til at udføre mere værdifulde opgaver. Derudover minimeres supportsager vedrørende manglende oprettelse, da processen nu er automatiseret og dermed udføres hurtigere, med højere kundetilfredshed til følge.

 

Håndtering af salgsordre

Når I modtager en salgsordre i digitalt format, eksempelvis som PDF i en E-mail, skal informationerne overføres fra PDF’en og registreres i ERP-systemet, hvorefter en produktionsordre eller plukliste oprettes. Ved hjælp af robotsoftware tjekkes der for indkomne salgsordre, som efterfølgende behandles automatisk, således de ligger klar til produktion eller pluk. Dermed forkortes tiden der bruges på håndtering af fakturaer, hvilket sikrer et bedre cash-flow.

Hvorfor vælge RPA?

RPA er en meget fordelagtig løsning på mange af de administrative opgaver som mange af virksomhedens afdelinger sidder med. Det eneste det kræver, er en Windows installation med adgang til de nødvendige programmer som robotten skal operere i. Udover RPA’s store potentiale for øget effektivitet og mindre besvær, er de reducerede omkostninger i høj grad værd at fremhæve. Hos ITSecurity anses RPA for at være en hurtig og effektiv løsning, når man som virksomhed har mange processer i tunge og ufleksible systemer. Med flere og hurtige automatiseringer giver RPA mere eller mindre øjeblikkelig en positiv ROI.

IT_Security_270619_00551.jpg                          IT_Security_120419_00245_effect.jpg 

 Med Robotic Process Automation opnår I blandt andet:

  • Reducering af repeterende og monotomt arbejde
    • Repetitions- og regelbaserede arbejdsopgaver kan reduceres med op til 60 procent. Det giver plads til mere værdiskabende opgaver og medfører en højere grad af medarbejdertilfredshed.
  • Minimering af fejl
    • Kontorrobotten ensarter kvaliteten i arbejdet og begår ikke menneskelige fejl, hvilket betyder at I minimerer antallet af de manuelle fejl der skulle forekomme og skaber et bedre arbejdsflow.
  • Skaler op og ned efter behov
    • I perioder hvor arbejdsbyrden forøges, kan antallet af robotterne ligeledes udvides. Derved reduceres presset på personalet, arbejdsopgaverne får tildelt mere tid og medarbejderglæden øges.
  • Lav vedligeholdelse og omkostninger
    • Kontorrobotten fungerer som en medarbejder, der kan arbejde 24 timer i døgnet, men kræver ingen løn, sygedage eller ferie. Kontorrobotten imiterer altså en medarbejder, til meget lavere omkostninger.

Bliv klædt ordentligt på til robotautomatisering

Undersøgelser viser, at manglende forberedelse er den største udfordring for virksomheder, når de begynder at implementere kontorrobotter og automatisere arbejdsprocessor. Samtidig ses det, at 63 procent af de adspurgte virksomheder, der ikke har anvendt en ekstern ressource i arbejdet med automatisering, oplever problemer med manglende forberedelse. Hos ITSecurity hjælper vi med alle aspekter af implementering og opsætning af kontorrobotterne. Vi starter altid med en foranalyse for at afdække potentialet for RPA og udvælge de processer der skal automatiseres. Ikke alle processer er lige velegnet til RPA, hvorfor det derfor er vigtigt at vurdere hvor RPA skal anvendes, og hvor andre alternativer er mere oplagte at anvende. På baggrund af foranalysen igangsætter vi et Proof of Concept, hvilket betyder at vi demonstrerer hvordan softwaren fungerer i praksis samt sikrer, at softwaren lever op til de krav der er stillet i foranalysen. Dernæst implementerer vi robotten og den automatiserede proces i den virkelige produktion, og sørger for at alt kører som det skal. Efterfølgende overvåger vi driften, således vi er klar til at gribe ind i tilfælde af fejl eller nedbrud. Vi står naturligvis altid klar til at yde support og besvare eventuelle spørgsmål der skulle opstå.

 

Er I RPA-egnede?

Vores erfaring fortæller os, at der i langt størstedelen af offentlige og private organisationer, findes store muligheder for intern procesoptimering. Selvom en proces har menneskelige beslutningskomponenter, kan robotten være gavnlig. Robotten fungerer som en medhjælper til en medarbejder, og kan varetage hele eller dele af en opgave. Dette afhænger af hvor mange gange handlingen repeteres samt graden af struktur og regler i arbejdsopgaverne. Robotten kan altså være behjælpelig i starten, i slutningen, i midten, supplere igennem hele processen eller varetage hele processen selv. 

Valg af robot til RPA

ITSecurity leverer altid den løsning der bedst egner sig til automatisering af netop jeres processor. Derfor anvender vi ikke blot én robot, men holder løbende øje med markedet og udviklingen inden for RPA, og udvælger det førende på markedet, til den aktuelle opgave. Oftest anvender vi robotsoftware fra henholdsvis Softomotives samt Microsoft Power Automate.

 

Softomotives er opkøbt af Microsoft og forventes at blive en supplerende del af Microsoft Power Automate. Hos ITSecurity har vi opnået gode resultater med Softomotives RPA-platform, som vi har implementerer i en bred række virksomheder. Softomotives kan efterligne alle de funktioner som en almindelig medarbejder kan udføre på en computer. Den er cost efficient, hurtig at opsætte, let at arbejde med og understøtter vejen mod mere intelligent automatisering.

 

Microsoft Power Automate er en cloudbaseret tjeneste, bygget på Microsoft teknologi. Power Automate gør det muligt at automatisere komplicerede arbejdsprocessor samt arbejdsgange, og besidder samtidig kunstig intelligens (AI), hvilket gør dem i stand til at kende forskel på data og træffe beslutninger på baggrund af denne viden. Den simple og intuitive brugergrænseflade gør det muligt for brugerne at oprette automatiske arbejdsgange. Dette kan for eksempel være på baggrund af en indsigt opnået fra Power BI som leveres via apps udviklet med PowerApps og integreret med hændelser fra en hvilken som helst af de systemer, som understøttes af Power Platform. Arbejdsflowet køres udelukkende i skyen og er fuldt administreret og sikret af Microsoft.

 

 ITSecurity

RPA kan med stor garanti frigive både tid og ressourcer i din virksomhed. Hos ITSecurity kan vores dygtige RPA-konsulenter identificere din virksomheds behov, og åbne op for jeres RPA-potentiale. Vi er et dynamisk team med et højt fagligt niveau, der er passioneret og dedikeret til at hjælpe virksomheder med at indfri deres digitale transformation ved hjælp af robotteknologi. Vi stræber altid efter at klæde vores kunder ordentligt på, således I får det maksimale udbytte ud af jeres RPA-investering.

Kom godt i gang med Robotic Process Automation

Er du interesseret i hvordan RPA kan forbedre arbejdsprocesserne hos din virksomhed? Så kontakt os i dag og lad os lægge en konkret plan for hvordan vi sikrer din virksomhed vækst ved hjælp af kontorobotter.

Send besked